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在上一篇博文中，我们谈到了检查过程中的各种活动以及如何处理这些活动。检查结果从来都不是什么好事，那么我们能否避免这些情况呢？我们能否做好更充分的准备？
您的收件箱中收到一封电子邮件：当地政府宣布将在六周后对您的场地进行检查，并恳请您确认收到邮件并同意检查日期。
您会心一笑。六周的时间足以做好准备。像这样的消息会引起恐慌的日子已经一去不复返了。为什么呢？因为您确信自己已经为检查做好了充分准备。
监管机构的检查是全球监管框架的标准组成部分。在某些时候，检查员可能会对您的公司或服务进行评估。
什么是检查准备就绪，准备就绪和准备有什么区别？
准备检查是指按照目标日期和拟议议程进行的最后一步：做好后勤准备，通知利益相关者并让他们做好准备。检查准备远不止于此，它还能确保准备工作顺利进行，而不必急于寻找和/或纠正文件或记录。
准备工作：后勤
对于虚拟检查和现场检查，强烈建议采取以下措施：
准备工作：参观设施
检查前几天，您有时间做准备：
无尘室（不是洁净室）：无论是否会进行实地考察，最好都到可能被列入考察范围的区域转转，看看布告板上的备忘录、打印机上的文件、总体清洁情况......。
我总是建议在前一天晚上进行这项工作，以避免因日常工作可能带来的混乱而导致清洁活动过时。
文件准备
根据检查范围和/或议程，您已经可以确定在未来几周或检查日可能需要的文件。
确定文件的位置和质量。
了解在哪里可以找到相关文件和记录。当然，对于较旧系统中的文件或有一段时间没有访问过的系统中的文件，要及时核实其可访问性。
检查人员通常会要求访问系统，以查找他们希望查看的文件。设置适当的系统检查访问权限。这通常是对系统相关部分的只读访问权限。在当今时代，很难拒绝直接访问，您可能需要说明原因。
知道了这一点，检查准备工作的重要性就更上一层楼了，不是吗？
检查员可能会在实际检查日期之前要求查看文件。在面谈阶段/实地考察期间，他们肯定会要求提供更多文件。
同样，在检查过程中（见上一篇博文 "接受检查时应注意什么？"），良好的文件流程是成功的关键因素。
记录所提供的文件。
如果我的文件无法提供怎么办？或者质量不合格？
当然，你现在可以尝试纠正这种情况，至少表明你已经注意到了这个问题。但随着元数据在系统中的应用和对文件控制的期望，检查员肯定会发现这一点。尽管所有文件都是可用的、存在的，而且质量良好，但不得不纠正大部分文件和记录的情况并不会得到很好的反映，而且很可能会有检查结果。
这就是真正的检查准备将为您带来的优势。
准备受访者
受访者可以事先确定，也可以事先不确定。即使议程中没有规定，您也可以根据检查范围确定可能的访谈对象。
很多人都害怕检查员的面试。然而，面试正是大显身手的时候！这是你的时间！你是你的角色和责任的主人。
通过了解发生了什么、何时、何地以及如何进行准备。
是否存在任何问题、疑虑和议题？如何处理这些情况？谁参与其中？为什么要这样做？如有需要，请恢复记忆！
思考如何利用 5W 和 1H 要素来回答任何问题：为何、何时、何事、何地、何人和如何。
标准问题包括您的培训和经验信息，以及您在检查范围内的角色和职责。
角色扮演可能是为面试做准备的绝佳方式。
检查准备工作总是有助于增强面试者的信心，但即使在准备最充分的环境中，压力也会造成破坏。
检查前参观？用途和价值？
在真正做好检查准备的环境中，检查前访问有用吗？
检查前访问可以服务于多个要素，因此收益将取决于这些要素在即将到来的检查中发挥作用的程度：
但我的检查并没有宣布，他们只是出现了！
当然，这种类型的检查是 随时做好检查准备的一个强有力的理由 。虽然您没有时间从容准备，但将以下内容作为标准准备计划将很有帮助：
圣杯：检查准备
检查准备不仅仅是准备工作。
检查准备就绪包括贵公司希望每位同事都能尽职尽责（这是对纳尔逊勋爵号召行动的旗舰准则的宽泛解释）。
这意味着什么？
生活和呼吸 "ALCOA++"
图 1. ALCOA++
亚里士多德说过"质量不是一种行为，而是一种习惯"。这就是检查准备。
如果我们能够制定程序，培训员工遵守这些程序，并遵守 ALCOA++ 原则，那么检查准备工作就指日可待了。
这是一种文化。
你能建立额外的结构和系统吗？当然可以！但如果没有真正的文化，这些只是辅助性的。但是，请想一想
更重要的是
让你在收到检查通知时面带微笑。检查员随时随地都可能来。您已做好准备。更好的是， 您已做好检查准备。
注：这种方法也适用于认证/公告机构的审核或重要的内部审核（或对服务提供商而言：关键客户审核）。
