Sacar el máximo partido de una auditoría interna
Queremos hacer hincapié en que las auditorías internas ofrecen más beneficios a tu empresa:
Conocer mejor los departamentos
Estar "in situ" con el auditado te permitirá ver qué está ocurriendo actualmente, si se enfrentan a algún reto y cuáles son los planes para el futuro.
Quizá tengan problemas de recursos o de proveedores, o estén pensando en implantar nuevos sistemas. Puedes hacer preguntas más concretas y ver si hay algo que puedas hacer para ayudarles. Recuerda siempre detectar cualquier actividad que pueda poner en marcha su proceso de gestión del cambio, no conformidades o gestión de proveedores.
Si es así, es el momento perfecto para explicar por qué estas actividades requieren su participación como departamento de calidad y cuáles serían los posibles riesgos normativos o de cumplimiento.
Aumentar la comprensión entre los auditados
Intenta reservar algo de tiempo para explicar por qué existen determinados procesos. Es posible que los auditados no entiendan por qué son necesarios determinados procesos de calidad, como la gestión de cambios y la cualificación de proveedores, o por qué deben documentarse. La auditoría interna es el momento perfecto para explicarles la finalidad de esos procesos y cuáles serían las consecuencias para los pacientes y para la empresa si no se siguen los procedimientos.
Una mayor comprensión redundará sin duda en una mejor relación con el departamento de calidad, lo que es beneficioso para ambas partes.
Recoger las opiniones de los auditados y detectar oportunidades
Mientras hablas con el auditado, asegúrate de anotar también cualquier comentario que le hagan. Debido a cambios en el personal o en los sistemas, es muy posible que determinados procesos hayan perdido eficacia. O es posible que un determinado proceso se haya introducido desde arriba (por ejemplo, la dirección o la organización global), pero a nivel departamental lleve mucho tiempo y, por tanto, sea ineficaz.
La opinión del auditado puede servir para actualizar los procedimientos o incluso para provocar un cambio en el proceso, así que asegúrate de documentarla. La auditoría interna es un lugar perfecto para detectar estas oportunidades de mejora. Demostrar que escuchas al auditado mejorará sin duda tu relación con el departamento de calidad.
Comprobar el cumplimiento antes de la auditoría externa
Las auditorías internas también pueden servir para comprobar la conformidad antes de las auditorías externas realizadas por una autoridad competente, un organismo notificado o un cliente. Mediante el establecimiento de criterios de auditoría específicos, puedes comprobar su cumplimiento y preparación para la auditoría externa. Esto es aún más importante después, por ejemplo, de la implantación de un cambio importante en el SGC, como una nueva normativa, un nuevo cliente o un nuevo producto.
No olvides establecer las acciones correctivas y preventivas necesarias para demostrar al auditor externo que eres consciente de cualquier no conformidad y que estás trabajando en acciones para resolverla. Esto es preferible a tener que admitir ante un auditor externo que desconocías estos incumplimientos.
Conclusión: aprovecha _todas las_ ventajas
Esta entrada del blog te ha dado algunas ideas sobre por qué las auditorías internas son una parte esencial de tu QMS y cómo puedes obtener el máximo beneficio de ellas. Más allá de los requisitos legales para determinar si tu QMS cumple las directrices y normas, pueden aportar más beneficios.
Las auditorías internas te permiten
- conocer mejor a los departamentos,
- explicar a la gente por qué son necesarios determinados procesos de calidad,
- recoger información útil para seguir mejorando el QMS,
- disponer de una herramienta para comprobar si estás preparado para las auditorías externas.
Desde auditorías hasta consultoría en QMS, te ayudamos a construir un marco sólido para garantizar la excelencia operativa.
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